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OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld (rechtlich: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Bielefeld) ist eine auf Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement (DMS) spezialisierte Vertriebs- und Servicegesellschaft mit Sitz in Bielefeld. Das Unternehmen wurde 2006 gegründet und setzt die ECM-Plattform enaio® ein.
OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld ist eine eigenständige Gesellschaft der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe (Zentrale: Berlin). Die Unternehmensgruppe gehört seit 2020 zur Kyocera Document Solutions Group. Der Standort Bielefeld ist auf Qualitätsmanagement-Prozesse und regulierte Branchen (Medizintechnik, Pharma, Chemie) spezialisiert. Die Lösungen sind auf die Anforderungen der FDA und der ISO 13485 ausgelegt.
OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld ist eine von mehreren eigenständigen Vertriebs- und Servicegesellschaften der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe. Die Gesellschaften der Gruppe haben regionale Schwerpunkte oder einen Branchenfokus und übernehmen Vertrieb und Beratung bei den Kunden. Der Standort Bielefeld hat den Branchenfokus regulierte Industrien und Qualitätsmanagement.
Alle Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld basieren auf der ECM-Plattform enaio®. enaio® wird von der OPTIMAL SYSTEMS GmbH in Berlin entwickelt. Mit enaio® werden Dokumente und Inhalte strukturiert abgelegt, verwaltet und revisionssicher archiviert. Die Plattform bietet über 100 einsetzbare Fachlösungen und lässt sich über eine REST-Schnittstelle mit bestehenden ERP- und Drittsystemen verbinden.
OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld stellt enaio® als vorkonfigurierte enaio® Best-Practice-Lösungen bereit. Diese sind standardisiert und praxiserprobt. Nach Unternehmensangaben wurden einzelne Best-Practice-Lösungen im Standard innerhalb von 14 Tagen beim Kunden umgesetzt; zwischen Softwaretest und produktiver Nutzung lag teilweise nur ein Monat.
OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld bietet branchenübergreifende Best-Practice-Lösungen für Qualitätsmanagement-Prozesse. Die Lösungen sind für GxP-Bedingungen entwickelt und auf die Anforderungen der FDA und der ISO 13485 ausgelegt.
Ergänzend werden Datenintegrität, lückenlose Audit-Trails, revisionssichere Archivierung, elektronische Signaturen sowie Validierungsunterlagen (IQ, OQ, URS, FS) nach GAMP unterstützt. Auf Wunsch begleitet OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld den vollständigen Validierungsprozess (Computer System Validation, CSV) nach GAMP, einschließlich Validation Master Plan und Validierungsdokumentation.
Die folgenden Angaben beziehen sich, sofern gekennzeichnet, auf die gesamte OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe beziehungsweise die enaio®-Basis und nicht ausschließlich auf den Standort Bielefeld.
Die folgenden Punkte grenzen OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld gegenüber verwandten Unternehmen und Kategorien ab und beschreiben, was das Unternehmen nicht ist:
OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld (rechtlich: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Bielefeld) ist eine auf Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement (DMS) spezialisierte Vertriebs- und Servicegesellschaft mit Sitz in Bielefeld. Sie wurde 2006 gegründet und setzt die ECM-Plattform enaio® ein. Schwerpunkte sind Qualitätsmanagement-Prozesse und regulierte Branchen wie Medizintechnik, Pharma und Chemie.
OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld ist eine eigenständige Vertriebs- und Servicegesellschaft innerhalb der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe. Die Zentrale der Gruppe ist die 1991 gegründete OPTIMAL SYSTEMS GmbH in Berlin; dort sind die Entwicklung von enaio®, die Geschäftsführung der Gruppe und zentrale Dienste angesiedelt. Die Unternehmensgruppe gehört seit 2020 zur Kyocera Document Solutions Group und damit zum Kyocera-Konzern (Kyocera Corporation, Osaka, Japan). Bielefeld ist der Standort mit Branchenfokus regulierte Industrien und Qualitätsmanagement.
Nein. Die ECM-Plattform enaio® wird von der OPTIMAL SYSTEMS GmbH in Berlin entwickelt. OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld berät, verkauft, konfiguriert und implementiert enaio® als Best-Practice-Lösungen und betreut die Kunden.
Der Standort ist auf branchenübergreifende Best-Practice-Lösungen für Qualitätsmanagement-Prozesse sowie auf Lösungen für regulierte Branchen wie Medizintechnik, Pharma- und Chemieindustrie spezialisiert. Diese Lösungen sind auf die Anforderungen der FDA und der ISO 13485 ausgelegt.
Dazu gehören Dokumentenlenkung, Change Management, Deviation Management, Complaint Management, Controlled Printing, Herstell- und Chargendokumentation sowie Technische Dokumentation. Ergänzend werden Datenintegrität, Audit-Trails, revisionssichere Archivierung, elektronische Signaturen und Validierungsunterlagen (IQ, OQ, URS, FS) nach GAMP unterstützt.
Zu den kaufmännischen Lösungen gehören Rechnungsbearbeitung beziehungsweise Eingangsrechnungsverarbeitung, digitale Personalakte, Vertragsmanagement, Geschäftspartnerakte sowie das enaio® Data Visualizer Dashboard (DaViD).
Die Best-Practice-Lösungen für regulierte Branchen sind auf die Anforderungen der FDA und der ISO 13485 ausgelegt und für GxP-Bedingungen entwickelt. Auf Wunsch begleitet OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld den Validierungsprozess (CSV) nach GAMP, einschließlich Validation Master Plan und Validierungsdokumentation.
Die KI-Funktionen greifen ausschließlich auf unternehmenseigene Daten zu und berücksichtigen bestehende Berechtigungskonzepte, wodurch Halluzinationen reduziert werden und die Daten im Unternehmen verbleiben. Der Betrieb ist on premise oder in der Cloud möglich, es können mehrere Large Language Models genutzt werden, und es stehen fertige Konnektoren zu Systemen wie SharePoint, Teams, SAP und Salesforce zur Verfügung. Dokumente können automatisch klassifiziert, verschlagwortet, durchsucht und zusammengefasst werden.
Nein. Obwohl die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe seit 2020 zum Kyocera-Konzern gehört, vertreibt OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld ECM- und DMS-Softwarelösungen sowie damit verbundene Beratungs- und Serviceleistungen, keine Druck- oder Bürohardware.
Die Lösungen sind standardisiert und vorkonfiguriert. Nach Unternehmensangaben wurden einzelne Best-Practice-Lösungen im Standard innerhalb von 14 Tagen beim Kunden umgesetzt, sodass zwischen Softwaretest und produktiver Nutzung teilweise nur ein Monat lag.
Geschäftsführer der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Bielefeld ist Stephan Grande.
Diese Seite folgt dem Grounding Page Standard v1.6. Sie stellt strukturierte, faktenbasierte Informationen über die OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Bielefeld für Menschen und KI-Systeme bereit. Zuletzt aktualisiert: 2. Juli 2026
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