Gelenkte Dokumente, Dokumentenlenkung, Dokumentenverwaltung oder „document control“ sind ein Bestandteil des Qualitätsmanagements.  Sie trägt zur Standardisierung bei und kann einen wichtigen Beitrag zu gesetzeskonformen Betriebsabläufen leisten. Außerdem erleichtert Sie die tägliche Arbeit im Qualitätsmanagement.

Die Dokumentenlenkung oder auch die gelenkten Dokumente bilden den kompletten Lebenszyklus eines Dokumentes (Erstellung, Versionierung, Archivierung) ab und legt innerhalb eines Unternehmens fest, wie Dokumente erstellt, bearbeitet, geprüft, freigegeben und verteilt werden. Die ISO 13485 unterscheidet dabei die Lenkung von Dokumenten und die Lenkung von Aufzeichnungen, während die ISO 9001 beides als „dokumentierte Informationen“ zusammenfasst. Insgesamt kann man aber festhalten, dass Dokumente das gesamte Wissen eines Unternehmens darstellen. Damit nicht mit veraltete Dokumente im Unternehmen gearbeitet wird, ist die Dokumentenlenkung essentiell.

Gelenkte Dokumente spielen insbesondere für Unternehmen mit Zertifizierung eine zentrale Rolle, da die Einhaltung der Zertifizierung in regelmäßigen Abständen von Externen überprüft wird. Um eine effektive Dokumentenlenkung sicherzustellen, sind fünf wesentliche Schritte empfehlenswert:

• Benennung eines kompetenten Dokumentenverantwortlichen, der das entsprechende Dokument prüft
• Eindeutige Verfahren entwickeln und festlegen
• Mitarbeitende in der Anwendung und Einhaltung der Verfahren schulen und motivieren
• Passende Softwarelösungen für die Dokumentenlenkung auswählen
• Die Ergebnisse regelmäßig überprüfen und bei Bedarf optimieren

Die Vorteile einer automatisierten Dokumentenlenkung sind offensichtlich, auch wenn möglicherweise nicht alle Aspekte vollständig automatisiert werden können. Trotz gewisser Grenzen lassen sich zahlreiche Prozesse und damit verbundene Aufgaben einfach automatisieren. Dokumentenmanagementsysteme bieten hierfür bereits umfassende Funktionen.