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Lösung: Überblick über alles rund um die Mitarbeiter

Digitale Personalakte mit enaio®

Wie das elektronische Personalmanagement mit enaio® funktioniert

Die digitale Personalakte mit enaio® als eine der Aktenlösungen erleichtert den HR-Abteilungen die Arbeit, weil Personaldaten und -unterlagen schneller erstellt und befugten Anwender*innen unternehmensweit und jederzeit zur Ansicht oder zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden können. Der Aufbau ist nicht gesetzlich festgelegt und kann von jedem Unternehmen individuell gestaltet werden. Es empfiehlt sich aber, einige Punkte zu beachten:

  • Die Akte ist der Sammelort für alle arbeitsrelevanten Dokumente und Unterlagen.
  • Ordner und Unterordner innerhalb einer Akte erleichtern die Verwaltung der Dokumente und Unterlagen. Die Ordner können bei Wachstum oder Veränderung des Unternehmens erweitert und angepasst werden. Die Struktur sollte für alle Team-Mitglieder logisch und nachvollziehbar sein sind. Zudem sollte sie so angelegt werden, dass sie transferierbar ist, d. h. gegebenenfalls auf andere Systeme übertragen werden kann (zum Beispiel für die Migration in die Cloud).
  • Mögliche Ordner in digitalen Personalakten könnten sein:
  • Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf, Personalbogen, wenn vorhanden Arbeitsproben, Ergebnisse von Assessments oder Tests)
  • Verträge (Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Regelung über Dienstwagen usw.)
  • steuerrelevante Unterlagen (Sozialversicherungsausweis und Meldungen an Sozialversicherungsträger)
  • Entgelt (Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen)
  • Zeiten (Arbeitszeiten und Überstunden, Urlaubstage, Krankmeldungen)
  • Fort- und Weiterbildung (Anträge, Bestätigungen, Zeugnisse)
  • Beurteilungen (Abmahnungen, Beurteilungen)
  • Sonstiges (Reiseabrechnungen, Bescheinigungen für Behörden, Kopien von Führerschein oder Behindertenausweis)
  • Korrespondenz (Schriftverkehr wie E-Mails oder Anhänge in Form von Word- oder PDF-Dokumenten)

Sammelort für alle arbeitsrelevanten Dokumente/ Unterlagen

Register und Unterregister innerhalb eine Akte erleichtern die Verwaltung

Kostensenkungen

Physische Platzeinsparung durch die Digitalisierung (das digitale Archiv wächst mit steigender Mitarbeiterzahl ohne zusätzlichen Platzbedarf mit) und weniger Personalaufwand für ein physisches Archiv

Gewährleistung von Datenschutz/Datensicherheit

Die digitale Personalakte verarbeitet Daten entsprechend den Vorgaben der DSGVO und des BDSG. Zugriffsrechte und Rollenkonzepte regeln das ausschließlich autorisierte NutzerInnen Zugriff zu den sensiblen Daten haben

Immer im Blick

Durch selbst eingeleitete Workflows kann teamübergreifend sichergestellt werden, dass anstehende Aufgaben und Termine für das Personalmanagement eingehalten werden. Neue Verträge oder ergänzende Vereinbarungen können von Unit- oder Fachvorgesetzten durch das Vorlagenmanagement selbst erzeugt und mit den MitarbeiterInnenstammdaten aus der digitalen Personalakte befüllt werden.

Arbeitsschritte reduzieren

Wenn Sie Ihre HR-Akten in das Dokumentenmanagementsystem integrieren, können Sie abteilungsübergreifende Prozesse beschleunigen: Onboarding, Lohnverrechnungen und Steuerprüfungen beispielsweise sind von jedem Ort, zu jeder Zeit und über jedes Endgerät möglich.

Entscheidungen treffen

eAkten sind die Basis der digitalen Transformation in HR-Abteilungen und im gesamten Unternehmen. Für schnelle Entscheidungen brauchen UnternehmerInnen einen sofortigen Überblick über Dokumente, Unterlagen, Daten und Fakten. Dabei geht es nicht nur um Bestandsunterlagen wie Arbeitsverträge oder Bonusvereinbarungen, sondern auch um Notizen, Zusatzvereinbarungen oder Korrespondenz. Sie können alle Dokumente sowohl nach Name (frei definierbar) und Datum als auch nach Metadaten und auf Basis einer Volltextsuche auf Knopfdruck verfügbar machen.

Haben Sie noch Fragen?

Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!