Strukturierte Information, effiziente Prozesse
Ein Enterprise Content Management System (ECM-System) ist eine ganzheitliche
Softwarelösung zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Archivierung und
Bereitstellung von Inhalten und Informationen im Unternehmen. Im Gegensatz zu einem klassischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) umfasst ein ECM sämtliche Arten von Informationen – ob Dokumente, E-Mails, Scans, Videos oder andere digitale Inhalte – und integriert diese nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse.
Ein ECM dient dazu, strukturierte und unstrukturierte Inhalte (z. B. Dokumente, E-Mails, Verträge, Rechnungen, Videos, Scans) über den gesamten Lebenszyklus hinweg effizient zu verwalten – von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung und Vernichtung. Ziel ist es, den Informationsfluss im Unternehmen zu optimieren, Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Einhaltung gesetzlicher sowie unternehmensinterner Vorgaben sicherzustellen.
Weniger Suchen, mehr Arbeiten: Dokumente sind sofort auffindbar und Prozesse laufen automatisiert.
Rechtssichere Archivierung aller Unterlagen, klare Zugriffsrechte und Datenschutz – jederzeit nachvollziehbar.
Teams greifen ortsunabhängig auf aktuelle Informationen zu und arbeiten effizient gemeinsam.
Die Organisation AIIM (Association for Intelligent Information Management) definiert ECM anhand von fünf Hauptkomponenten:
Capture (Erfassung):
Erfassung von Inhalten aus verschiedenen Quellen, z. B. Scans, E-Mails, mobile Geräte oder externe Systeme.
Manage (Verwalten):
Klassifikation, Strukturierung und Bearbeitung von Inhalten. Hierzu gehören auch Workflows, Versionierung und Rechtevergabe.
Store (Speichern):
Sichere, strukturierte und schnelle Speicherung von Informationen in digitalen Repositories.
Preserve (Bewahren):
Langfristige, revisionssichere Archivierung unter Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, GoBD).
Deliver (Bereitstellen):
Zugänglichmachung von Inhalten über verschiedene Kanäle – z. B. Desktop, Web, mobile Endgeräte oder andere Anwendungen (ERP, CRM etc.).
